L'IA au quotidien pour les administratifs - Recyclage et approfondissement : profils administratifs et gestionnaires

Attestation de fin de formation

Introduction - Questions / Réponses

• Rappels fondamentaux

  - Rappel des définitions et concepts de base de l'IA

  - Différenciation entre IA conventionnelle et Intelligence Artificielle Générative (IAG)

  - Différentes formes d'exploitation de l'IAG : texte, image, audio, code, données

• Ouverture & échanges

  - Tour de table : usages actuels, ce qui fonctionne, ce qui bloque

  - Questions libres

Fondamentaux de l'IAG pour les fonctions administratives

• Réflexion sur les opportunités d'utilisation

  - Identifier dans sa fonction les tâches répétitives, chronophages ou à faible valeur ajoutée

  - Démystifier : Distinguer ce que l'IAG peut faire seul, ce qu'elle fait en assistance, et ce qu'elle ne remplace pas

• Prompt

  - Rappel des types de prompts pertinents : entrée/sortie simple, chaîne de réflexion (Chain of Thought), prompts de rôle, prompts structurés (RCT)

  - Travail en itération : améliorer progressivement un prompt selon le résultat obtenu.

  - Exemples de structures de prompt adaptables

Mise en évidence des exploitations complètes des outils IAG

• Présentation des versions d'outils disponibles et intérêt opérationnel selon l’usage

  - ChatGPT : version gratuite (GPT-3.5) vs version payante (GPT-4o)

  - Claude : version gratuite vs Claude Pro

  - Microsoft Copilot : version grand public vs Copilot M365 intégré à l'entreprise

  - Gamma : création de présentations

  - Notebook LM : charger ses propres sources (sites, PDF, rapports sectoriels) et générer un rapport de veille synthétisé

  - Notions de coûts indirects : temps d’usage, intégration, énergie (ordre de grandeur)

Comment utiliser l'IAG dans votre quotidien

Par fonction - Usages concrets et exercices pratiques (En fonction du public)

• Administratif

  - Générer des comptes-rendus à partir de notes brutes

  - Simplifier des procédures complexes en FAQ

  - Rédiger des courriers types et les personnaliser

  - Préparer des ordres du jour et supports de réunion

• Ressources Humaines

  - Rédiger des offres d'emploi attractives

  - Préparer un support d'intégration pour un nouveau collaborateur

  - Synthétiser des comptes-rendus d'entretien (sans données nominatives dans l'IA)

• Sourcing / Achats

  - Rédiger des cahiers des charges fournisseurs

  - Comparer des offres et synthétiser les différences clés

  - Préparer des questions pour un appel d'offres

• Logistique / Planning

  - Rédiger des instructions de livraison ou de réception

  - Synthétiser des rapports d'activité hebdomadaires

  - Préparer des communications liées aux aléas logistiques

• Sécurité / Prévention

  - Rédiger des fiches de procédure de sécurité accessibles

  - Mettre à jour des documents de prévention

  - Synthétiser des rapports d'incident

• Accueil / Standard

  - Rédiger des messages d'accueil et scripts téléphoniques

  - Préparer des réponses types aux demandes fréquentes

  - Reformuler

• Comptabilité

  - Rédiger des relances de paiement adaptées au contexte

  - Reformuler des explications comptables pour des non-spécialistes

  - Préparer des courriers fournisseurs ou clients standardisés

• Communication interne

  - Rédiger des annonces internes claires et impactantes

  - Reformuler un message maladroit ou au mauvais ton

  - Créer des supports de communication avec Gamma

• Qualité

  - Mettre à jour des procédures qualité en langage clair

  - Rédiger des rapports de non-conformité structurés

  - Simplifier des référentiels normatifs pour les équipes terrain

• Techniciens / Responsables d'équipes

  - Documenter des procédures techniques en langage clair

  - Préparer des briefings d'équipe

  - Rédiger des rapports d'intervention ou de maintenance

Sécurité des données & bon usage de l'IAG

• Identifier les données sensibles et les risques liés à leur usage dans une IA publique
• Bonnes pratiques et réflexes à adopter au quotidien
• Qui contacter en cas de doute ou d'incident
• Solution sécurisées

Evaluation en cours de formation

commercial@formation-industries-lorraine.com

Sur demande et transmis dans le devis

A réception du bulletin d’inscription et du devis signé, transmission à l’entreprise de la convention et des documents d’entrée en formation (convocation, règlement intérieur, …)

Pour un accompagnement personnalisé lié à un handicap, merci de nous contacter pour une mise en relation avec notre référent handicap

5 jours

7h / jour